イベント開催費用の相場・内訳一覧！費用対効果の算出方法も紹介

イベントを開催するにあたって、重要なのは費用対効果です。どんな費用が必要で、どれくらい利益がでるかによって、イベントの成功が決まります。
そこで今回は、イベントの開催にかかる費用の相場や内訳、費用対効果の算出方法、コストを抑える方法についても紹介します。

イベント費用の相場はいくら？

イベント開催にかかる費用の相場は、目的や種類、規模によって異なります。
以下は、企業セミナーやパーティー、フェスなど、イベントの種類別に費用の目安をまとめたものです。

同じイベントであっても、会場の広さや参加人数、企画内容によって費用は異なるため、上記はあくまでも目安としてお考えください。

イベント費用の内訳は？

イベント開催には、会場費、人件費、広告宣伝費、制作費など、さまざまな費用が発生します。
具体的にどんな費用がかかるのか、イベント開催費用の内訳を見ていきましょう。

会場費

イベントの開催費用の中でも、最も大きなウェイトを占めるのが会場費です。
イベント会場は、イベントの規模や内容、収容人数に合わせて適切な場所を用意する必要があります。

イベント会場のレンタル料金は、駅近辺などの立地条件や収容人数、設備の充実度、日数、時間などによって異なり、ホテルやセミナールーム、レンタルスペースや展示場など、借りる施設の種類によっても差があります。

例えば、都内で収容人数100人程度のセミナールームを1日借りる場合の相場は、30万円程度が目安となるでしょう。
500人以上収容可能なホールを借りる場合は、1日あたり100万円を超えるケースも珍しくありません。

人件費

イベント運営に当たっては、運営を取り仕切るディレクター及びチーフディレクターから、当日の来場者案内を担当する運営スタッフまでさまざまな人手が必要です。
手配するスタッフの数が多くなったり、宿泊を伴うイベントを行ったりすると、人件費はかさみます。

イベント運営にかかる人件費は、最低でも1人1日当たり1万5千円程度が相場です。
手配するスタッフの種類、人数によって、イベント人件費の目安は以下のようになります。

また、有名な外部講師などを招く場合は、講師料に加えて宿泊費や交通費などの負担も必要です。
特に講師料やゲストの出演料については、誰に依頼するかで料金が異なるため、注意しておきましょう。

広告宣伝費

社外向けイベントなど、多くの人に足を運んでもらうイベントを開催するには、広告宣伝が必要です。

基本的に広告宣伝費は、どのような媒体を活用するかによって費用が大きく異なります。
例えば、DMを送付したり、チラシを配布したりする方法が定番ですが、最近ではプレスリリースサイトを構築してインターネットで宣伝する方法も人気となっています。
これらの広告宣伝を行うには、DMやチラシの印刷代や郵送代、サイトのデザイン代などそれぞれに費用がかかります。
また、制作する部数や出稿期間などによっても変わるため、あらかじめ広告宣伝費の予算を決めたうえで、その範囲内でどんな集客方法が良いか検討するのが良いでしょう。

企画費

イベントの企画や進行表の作成などを外部に依頼する場合は、企画費も必要です。
例えば、参加者100人程度のセミナーの場合、企画費の相場は5〜15万円程度となっています。

企画費は基本的に、イベントの規模や準備にかかる期間などで費用が決まります。
そのため、大規模なイベントであればあるほど、企画費も高くなるのが一般的です。

演出・コーディネート費

演出・コーディネート費は、イベントで特別な演出を行う場合や、スタッフ、演者とのコーディネートを外部に依頼する際にかかる費用です。
イベント全体の企画から調整・業務連絡に至るまで、進行演出にかかる費用、各種手配の手数料なども含まれます。

演出・コーディネート費は、イベントの種類や企画・演出内容によって異なります。
イベント会社に依頼するのが一般的ですが、複数の会社に見積りを依頼し、比較検討するのが良いでしょう。

製作費

イベント会場で使用する看板、案内状やイベントで流す映像など、イベントの演出等に関わる制作費は、演出・コーディネート費に含まれるのが一般的です。
イベント開催にあたっては、ほかにも以下のような制作物や印刷物が必要となり、外部に発注する場合は、制作費がかかります。

制作費についても、イベントの種類や規模によって異なります。
参加者100人程度のセミナーなら、総額で20〜35万円程度が相場となるでしょう。

機材費

イベント開催には、プロジェクターやステージの照明、音響設備などの機材が必要です。
音響設備などの機材は、レンタルする機種や台数によって料金が異なります。

セミナーのように必要な機材が少ない場合は、5～10万円程度でレンタルすることも可能です。
ただし、車両1台あたり3～5万円程度の運搬費やオペレーションするスタッフの人件費もかかってくるので注意が必要です。
会場によっては、設備として用意されている機材を追加料金なしで利用できることもあるので、事前に確認しましょう。

警備費

安全なイベント運営に欠かせないのが警備費です。
多くの人が参加するイベント会場では、万が一、トラブル等が生じた場合にもすぐに対処できるように、警備員の手配をしておく必要があるでしょう。
出入口などに警備員を配置する場合、1人1日あたり1万2千～1万5千円程度の警備料金が必要となります。
また、会場の規模が大きくなるほど、巡回が必要なため、必要な警備スタッフの人数を増やさなければなりません。

その他

イベントの開催にかかる費用としては、スタッフの交通費や宿泊費、荷物の運搬費など、ほかにもさまざまな費用がかかることが予想されます。
主な費用だけではなく、ボールペンやガムテープなどの備品にかかる費用も含めて、一覧化して管理しておくと予算オーバーを防げるでしょう。

イベントは費用対効果が大事！算出方法は？

せっかくイベントを開催しても、赤字になっては意味がありません。
費用に見合った効果を出せるのか、費用対効果を測ることが非常に重要です。

イベントの費用対効果は、簡単な計算式で求めることができます。

費用対効果（％）＝（売上－費用）÷費用×100

例えば、イベント開催に50万円の費用がかかり、当日の売上が150万円だった場合、

（150万円－50万円）÷50万円×100＝200％

そのイベントの費用対効果は200％だったということになります。
イベントは費用対効果が高いほど実施する意味があるということになるため、今後そのイベントをすべきかどうかの指標にもなるでしょう。

イベント費用の勘定科目はどうなる？

イベントの開催費用は、会社の経費として計上することになります。

イベント開催で使われる主な勘定科目は、以下の通りです。

イベント費用を抑える方法はある？

イベントは費用対効果が重要なため、費用はできるだけ抑えたいものです。
しかし、大規模なイベントになればなるほど、成功させるために安易なコスト削減は逆効果となるケースもあります。

例えば、広告宣伝にSNSを活用したり、できる限り自社の社員で運営を行うことで、広告宣伝費や人件費、支払手数料の削減はできるかもしれません。
売上を増やすためにグッズ販売をしたり、補助金や助成金を申請することを検討してみても良いでしょう。

また、イベント費用を抑える方法としておすすめしたいのが監視カメラの活用です。
イベント会場内や出入口に監視カメラを設置することで、警備費を抑えることが可能です。
警備員を設置する場合は1人1日あたり1万2千～1万5千円程度の費用がかかります。
警備員の人数を最低限に減らし、代わりに監視カメラを設置することで、イベント費用の削減につながるでしょう。

イベントは費用対効果を重視！監視カメラで警備費を抑えよう

イベント開催には、さまざまな費用がかかります。
今回紹介した費用相場も参考に、どんなイベントにどのくらいの費用がかかるのかをあらかじめ知っておくと、企画しやすくなるでしょう。
また、費用を削減できる部分とそうではない部分を見極め、費用対効果を重視したイベント開催をすることが重要です。

イベント会場に設置する監視カメラには、電源1つで簡単に設置できるカンタン監視カメラG-camの活用をぜひご検討ください。
G-camはモバイルSIMと設置済みルーターを内蔵したネットワークカメラで、スマホやパソコンからのリアルタイム監視にも対応しています。

PCで確認できるデモ映像は、こちらからご覧ください。

また、機種ごとの詳しい機能や月額料金につきましては、お気軽にお問い合わせください。